الوثائق المالية التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها إلى الأبد في بريطانيا
في ظل كثرة المعاملات المالية والضريبية في الدول الأوروبية بشكل عام وبريطانيا خصوصًا، يتساءل كثيرون عن مدى أهمية أوراق المعاملات والوثائق المالية، وما إذا كان يجب الاحتفاظ بها أو التخلص منها.
في هذا الصدد يقول الخبير المالي ريتشارد واتكينز إنه يجب الاحتفاظ بنسخة دائمة من الوصية ونسخة من توكيل المحامي، وينصح أيضًا جميع الأشخاص الذين تجاوزوا 18 عامًا بتوكيل محامٍ لتسيير المعاملات القانونية في بريطانيا، بحيث يستطيع المحامي اتخاذ القرارات نيابةً عن موكله في حال واجه ظروفًا صحية صعبة، منعه من اتخاذ القرار بشكل شخصي.
الوثائق المالية والوكلات القانونية
ولا بد أن يحتفظ الشخص بنسخة من المستندات الأصلية، التي تثبت للبنك حقه في اتخاذ القرارات المالية، في حال منح الشخص وكالة لمحاميه.
وقال الخبير ريتشارد في هذا الصدد:” يمكن السماح للمؤسسات المالية بالوصول إلى المستندات الخاصة بالشخص عبر الإنترنت، لكن بعض المؤسسات الأخرى قد تطلب النسخ الأصلية من هذه المستندات، لذلك يفضل الاحتفاظ بالنسخ الأصلية”.
أما بالنسبة لورقة الوصية، فيفضل الاحتفاظ بمستند الوصية في المنزل أو إبقاءه لدى المحامي أو البنك أو الشركات المعتمدة لهذا النوع من المعاملات القانونية.
ويحتفظ عدد أكبر من الناس بأوراق الوصاية خاصتهم إلكترونيًا خلال السنوات الأخيرة، بعد موافقة الحكومة البريطانية على ذلك منذ عام 2021.
معاملات التقاعد
يغير العديد من الموظفين طبيعة عملهم عدة مرات خلال حياتهم المهنية، لذلك فإن عدم الاحتفاظ بأوراق قانونية تثبت مسيرتهم القانونية قد يؤدي لخسارة حقهم في الحصول على الرواتب التقاعدين من أصحاب العمل.
ووفقًا للإحصائيات الصادرة عن شركة (PensionBee) المتخصصة بشؤون التقاعد فإن 10 في المئة من الموظفين يعتقدون أنهم خسروا معاشات تقاعدية تزيد قيمتها عن 1000 باوند، بسبب عدم الاستفادة من حوالي خمسة ملايين راتب تقاعدي لا يوجد دليل على حق الموظفين بالحصول عليه.
وعادة ما يحصل الموظفون على نسخة من نظام التقاعد الخاص بالشركات التي يعملون فيها، حيث يتعين على مدراء الشركات توضيح جميع التفاصيل بشأن نظام التقاعد المتبع في الشركة والرواتب المخصصة للمتقاعدين.
وترسل هذه التفاصيل إلى الموظفين ورقيًا عبر البريد، بالإضافة إلى نسخة إلكترونية تصلهم عبر البريد الإلكتروني.
ينصح الخبراء القانونية الموظفين بالاحتفاظ بالأوراق التي تتضمن تفاصيل الرواتب التقاعدية، أو على الأقل الاحتفاظ باسم الشركة المشرفة على خدمات التقاعد للمؤسسة التي يعمل فيها الموظف، للمطالبة برواتبه التقاعدية لاحقًا في حال غادر الشركة.
المعاملات الضريبية
يطلب مكتب الإشراف على الجمارك في بريطانيا من جميع الموظفين الاحتفاظ بسجلاتهم الضريبية لمدة 22 شهرًا بدءًا من تاريخ دفع الضريبة، سواء كانت السجلات إلكترونية أو ورقية.
ويقترح خبير الضرائب روبرت سالتر، الاحتفاظ بالسجلات الضريبية لمدة أربع سنوات على الأقل بدءًا من تاريخ دفع الضريبة، وينصح بالكشف عن أي سجل ضريبي آخر، في حال كان الموظف يحصل على دخل إضافي، والإعلان عن الإعفاءات الضريبية على الرواتب التقاعدية.
وفي هذا الصدد قال الخبير روبرت سالتر:” لطالما تأخر مكتب الإشراف على الضرائب عن الموعد النهائي الخاص بمطالبة الموظفين بتقديم سجلاتهم الضريبية، لكنه عادةً ما يطلب كشف سجلات ضريبية معينة بعد أربع سنوات على الأقل من صدورها”.
ويوصي مكتب الإشراف على الجمارك موظفي الأعمال الحرة بالاحتفاظ بسجلاتهم الضريبية خمس سنوات على الأقل، أي على سبيل المثال عدم التخلص من السجلات الضريبية الصادرة عام 2023 و الاحتفاظ بها حتى عام 2030.
ويرسل مكتب الإشراف على الجمارك الإشعارات الضريبية إما على شكل رسائل بريدية، أو رموز إلكترونية قابلة للمسح.
ويؤكد الخبير سالتر أنه لا يتعين على الموظفين أو أرباب العمل الاحتفاظ بالنسخ الورقية التي يرسلها مكتب الإشراف على الجمارك، لكن يجب على الأقل تخزين البيانات أو الرسائل الرقمية ضمن الرموز القابلة للمسح الضوئي.
المصدر: (i) آي
اقرأ أيضاً :
الرابط المختصر هنا ⬇
