تجنب الأخطاء الشائعة: نصائح للتواصل الرقمي الفعّال مع فريق العمل

في ظل التحولات المستمرة في بيئة العمل الحديثة، بات التواصل الرقمي عنصرًا أساسيًا في نجاح فرق العمل، سواء كانوا يعملون من المكتب أو عن بُعد.

ومع ذلك، لا تزال هناك تحديات تواجه الموظفين في إدارة هذا النوع من التواصل بفعالية. وهنا يقدم أندرو برودسكي، أستاذ كلية ماك كومبس للأعمال بجامعة تكساس، مجموعة من النصائح العملية لتعزيز التواصل الافتراضي وتقليل الأخطاء الشائعة التي قد تؤثر على الإنتاجية والعلاقات المهنية.

1. تواصل عبر الرسائل قبل الاتصال بزميلك في العمل

في بيئة العمل، قد يكون من المعتاد التوجه إلى زميلك في العما عند الحاجة إلى مناقشة سريعة، لكن في ظل تغير أنماط العمل، أصبح من الأفضل التحقق أولًا عبر رسالة سريعة لمعرفة مدى توفره، بدلًا من الاتصال به بشكل مفاجئ قد لا يكون مرحبًا به.

2. لا داع للإجابة فورًا على رسائل البريد الإلكتروني

يعتقد الكثيرون أن جميع رسائل البريد الإلكتروني تتطلب ردًا فوريًا، ما قد يؤدي إلى إرهاق غير ضروري. ينصح برودسكي بتخصيص أوقات محددة يوميًا للرد على الرسائل الإلكترونية، مشيرًا إلى أن معظم المرسلين لا يتوقعون إجابة فورية، ما لم يكن الأمر عاجلًا.

3. اختيار الخلفيات الرقمية بحكمة

يؤكد برودسكي أن بيئة العمل الافتراضية تلعب دورًا في تعزيز التواصل، حيث تساعد الخلفيات التي تتضمن رفوف كتب أو نباتات على بناء أجواء ودّية، في حين أن الخلفيات غير الجدية، مثل الصور الساخرة أو المشاهد الكرتونية، قد تقلل من الاحترافية.

4. لا تقلق بشأن توقيت إرسال رسائل البريد الإلكتروني

يختلف نمط العمل بين الأشخاص، حيث يفضل البعض العمل في الصباح الباكر، بينما يجد آخرون وقتهم الأمثل للإنتاجية في ساعات المساء. يؤكد برودسكي أن الأهم تحديد موعد مناسب للرد، لتجنب الضغط على الطرف الآخر.

5. الاجتماعات الافتراضية قد تكون أكثر كفاءة أحيانًا

على الرغم من أن تقليل الاجتماعات يعزز الإنتاجية، إلا أن برودسكي يرى أن بعض المحادثات السريعة عبر مكالمة فيديو قد توفر وقتًا طويلًا مقارنة بتبادل الرسائل الطويلة عبر البريد الإلكتروني.

6. التحديثات اليومية تعزز التفاعل والثقة

يشير برودسكي إلى أن إرسال تحديثات موجزة بشكل متكرر، مثل رسالة قصيرة عبر “slack”، قد يكون أكثر فعالية من إرسال تقرير مطول في نهاية الأسبوع، حيث يساهم ذلك في إظهار المشاركة المستمرة للموظف.

7. تشغيل الكاميرا يعزز التواصل البصري

على الرغم من أن إغلاق الكاميرا خلال الاجتماعات قد يكون أكثر راحة، إلا أن برودسكي يؤكد أن تشغيلها يساعد في بناء الثقة وتعزيز التفاعل بين أعضاء الفريق.

8. تجنّب الرد على الرسائل على مدار الساعة

يشير برودسكي إلى أن الإفراط في التواصل بعد ساعات العمل قد يؤدي إلى الإرهاق وتقليل الكفاءة المهنية، مؤكدًا أن وضع حدود واضحة لوقت العمل والتواصل ضروري للحفاظ على الإنتاجية والصحة النفسية.

9. انتبه للأخطاء الإملائية وتأثيرها غير المتوقع

يؤكد برودسكي أن الأخطاء الإملائية لا تؤثر فقط على الاحترافية، بل يمكن أن تعكس مشاعر أقوى ما يقصدها المرسل، حيث قد تجعل الرسائل الغاضبة تبدو أشد حدة أو تضيف طابعًا عاطفيًا غير مقصود إلى الرسائل الإيجابية.

المصدر: الغارديان 

إقرأ أيضًا:

• حزب العمال البريطاني يعلق عضوية نائب ثانٍ بسبب فضيحة رسائل واتساب
• رسائل مثيرة من آبل تزعم اعتقال نتنياهو… ما القصة؟
• الصحة البريطانية تصدر رسائل رسمية لتحذير العائلات بشأن اختبارات إلزامية